許多管理者因時(shí)常受到打擾而不得不中斷自己的工作，在這方面管理者有很大的效率改善空間。依據(jù)干擾的程度有兩個(gè)具有代表性的例子：第一個(gè)例子是典型的電子郵件洪流，很多管理者每天都湮沒其中。有些管理者告訴我，他每天會收到150封郵件。解決方法很簡單，只需一點(diǎn)決心。
我所相識的一位經(jīng)理人在公司內(nèi)的任職近期發(fā)生了調(diào)整。在他的公司里，在發(fā)送郵件時(shí)通常會抄送給發(fā)件人的領(lǐng)導(dǎo)或收件人的領(lǐng)導(dǎo)，甚至雙方的領(lǐng)導(dǎo)，以便形成推進(jìn)的壓力。這位經(jīng)理人在調(diào)職后用了兩個(gè)星期的時(shí)間閱讀每一封發(fā)送給他的郵件，如果他發(fā)現(xiàn)郵件中沒有什么重要內(nèi)容，他會做出如下回復(fù)：
尊敬的女士/先生：
您為什么要把這封郵件發(fā)送給我呢？
祝好。
兩個(gè)星期之后，他收到的郵件明顯減少了。但那些對他而言重要的郵件卻仍然一封不少。此外，你在得到一臺新電腦后，第一件事情就應(yīng)該是關(guān)閉郵件軟件中的新郵件通知窗口。每隔兩小時(shí)集中收取郵件，會使你在這其間擁有足夠的時(shí)間專心工作。
第二個(gè)例子是在辦公室中隨時(shí)出現(xiàn)的干擾。很多部門存在“歡迎來敲門”的原則，任何人可以在任何時(shí)間來老板的辦公室提出自己的需求。這種做法對于管理者的時(shí)間管理來說無異于自殺行為。作為管理者，你需要不受打擾的工作時(shí)間，專注于處理重要事務(wù)。因此，與你身邊的人協(xié)商出一個(gè)明確的標(biāo)志，用它來表示不便打擾的狀態(tài)（如門上掛一個(gè)“處理重要工作，請勿打擾”的牌子）。在此期間，讓別人代接電話，關(guān)閉手機(jī)。這聽上去好像陳詞濫調(diào)，但在實(shí)際中卻很少能夠得到執(zhí)行。
對于隨時(shí)出現(xiàn)的員工、同事和領(lǐng)導(dǎo)的來訪，你可以通過下面4個(gè)問題更好地進(jìn)行評估。
1.你想和我討論些什么？
2.目標(biāo)是什么？
3.就此我們需要多長時(shí)間？
4.我需要進(jìn)行準(zhǔn)備嗎？
這些問題可以幫助你決定，是現(xiàn)在馬上進(jìn)行討論還是與對方約定一個(gè)對你而言更加方便的時(shí)間。重要的是，不要出現(xiàn)以下的情況：員工回答說需要大約5分鐘時(shí)間來討論一個(gè)問題，結(jié)果15分鐘還沒有講清楚事情的始末，就更別提就此與你進(jìn)行討論了。你要在5分鐘過后將他打斷，吿訴他，現(xiàn)在時(shí)間已經(jīng)到了。之后你可以繼續(xù)聽下去，直到最后，友善并明確地告訴他，他實(shí)際占用了多少時(shí)間，而你希望在下一次詢問需要多少時(shí)間時(shí)，能夠得到一個(gè)更加準(zhǔn)確的時(shí)間估算。如果你能讓別人知道，他們需要告知你實(shí)際要占用的時(shí)間，這樣，你就可以更好地進(jìn)行計(jì)劃和工作了。
這里只是兩個(gè)常見例子。管理者可以自己思考一下，你經(jīng)常遇到的是哪種類型的干擾，可以做出哪些改進(jìn)？