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職場中不同的溝通方式需要注意些什么?

當(dāng)前位置:
職場中不同的溝通方式需要注意些什么?

1.即時(shí)信息

提供背景脈絡(luò)資訊

你覺得十萬火急而且了若指掌的事,對別人來說可能不是如此。請盡量提供適當(dāng)而且足夠的背景脈絡(luò)資訊,才能讓雙方討論沒有障礙:「我現(xiàn)在正在把訂單收尾定案,你記不記得Acme公司的聯(lián)絡(luò)負(fù)責(zé)人叫什么名字?」「我在做公司簡報(bào),你記不記得我們?nèi)ツ晷缕噶硕嗌偃??」「我在決定交通方式,你會跟我們一起去吃午餐嗎?」

問題不要超過三個(gè)

要記得,即時(shí)信息是用來得到立即的答案、讓事情繼續(xù),而不是拿來討論合作的工具。如果后續(xù)的問題會超過兩個(gè),還是打電話吧。

2.手寫便條

如果是當(dāng)作需求建議書(RFP)、在訪談或面試后要再有個(gè)追蹤,或是特別感謝某個(gè)同仁組員,傳統(tǒng)的手寫便條會是個(gè)好選擇,而且通常這時(shí)候并不需期待對方有所回應(yīng)。便條可以吸引對方的注意力、得到競爭優(yōu)勢,并且?guī)砬楦羞B結(jié)。一張手寫的「會開得太棒了!」便利貼,效果可能會遠(yuǎn)比電子郵件來得更長久。而且,便條的說服力可能超乎想像,提醒的效果也比較高(特別是親手送達(dá)的話)。但當(dāng)然還是要有限度,真正特殊的時(shí)候才手寫便條,可別在平常就把別人的桌子給貼滿了。也要記得:

字跡必須清楚易讀

盡可能寫得清楚明白,也就是該簡短一點(diǎn)。

該寫就立刻寫

有些人想有更正式的回應(yīng),于是覺得不該現(xiàn)在寫便條。但在這種情況,手寫便條可以做為開場,像是「很快會送上正式謝函」,就能很得體地抓住別人的注意力。(但可別忘了真的要送正式謝函。)

3.電話

如果要講的事很多、或是牽涉到敏感話題,與其用電子郵件不斷往返,還不如用電話快速講一講、或是直接見個(gè)面。而如果需要多方參與,這時(shí)候可能就該安排更有架構(gòu)組織的會議或是電話會議。打電話、見面或開會溝通要順暢,有以下秘訣:

讓對方有足夠準(zhǔn)備時(shí)間

要讓對方有時(shí)間想好完整的回應(yīng),也要有充分的發(fā)言時(shí)間。如果對方正在趕截止期限,或是正要去見客戶,最好晚點(diǎn)再談。

提供背景脈絡(luò)資訊

想讓對方快速進(jìn)入狀況,通常需要提供人、事、時(shí)、地、原因等資訊。這和寫信的時(shí)候不太一樣,講話反而可以有更多發(fā)揮空間。

4.電子郵件

慎選收件人

在「收件者」和「副本」這兩欄要放對人。那些該知道情況、但不需要有動作或回應(yīng)的,就該放在「副本」。此外也要小心「回覆所有人」這個(gè)功能,這無疑是最常被濫用的電子郵件功能之一。只有在回信內(nèi)容真的和信件串所有人都相關(guān)的時(shí)候,才能使用。

編寫信件主旨的時(shí)候,請考慮「未來能夠搜尋」

這種事總會發(fā)生,所以信件主旨最好能把該做什么事、截止日期都放進(jìn)去。我們有一位客戶,就會在主旨開頭寫上「IO」(InformationOnly,僅供參考)或是「AR」(ActionRequired,需要行動),像是這樣:「IO:第一季摘要報(bào)告。」你也可以自由把主旨修改成信件串當(dāng)時(shí)需要的格式,像是如果已經(jīng)完成了「會議摘要」,就能把主旨改成「下一階段任務(wù)于周四前完成。」

抓住重點(diǎn)

在信件開頭,記得先用兩句話簡單扼要寫出重點(diǎn)。像是「我不確定下一步該做什么,可以請你在明天下午三點(diǎn)幫我審一下這個(gè)新提案嗎?」,接著再談細(xì)節(jié)。因?yàn)槟悴荒艽_定對方讀信的時(shí)候是不是電話講到一半、或者只是用開會空檔讀信,所以重點(diǎn)務(wù)必清楚。

簡要為上

電子郵件太長,就會讓人很有壓力,在智能手機(jī)的熒幕尤然。枝微末節(jié)的資訊就該省掉,好讓重點(diǎn)信息能更突出。

在今天的職場上,「能夠順利傳達(dá)重點(diǎn)」的必要性愈來愈高,而這也代表必須對自己選擇的溝通方式負(fù)責(zé),包括溝通用的形式、以及溝通時(shí)的用字。別忘了,講到商業(yè)寫作,重點(diǎn)是要得到所需要的回應(yīng)。盡量讓對方容易回覆,就能帶來雙贏。

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