高效組織會(huì)議的原則一文是從主持會(huì)議的角度來(lái)寫的。但是，你也會(huì)出席其他人的會(huì)議?，F(xiàn)在就去做一個(gè)簡(jiǎn)短的練習(xí)，問(wèn)問(wèn)你自己：在出席其他人的會(huì)議時(shí)，你的時(shí)間利用效率究竟如何。檢查你的記事本，找出那些“其他人的會(huì)議”，然后評(píng)價(jià)它們。你很有可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，許多會(huì)議其實(shí)對(duì)你沒(méi)有多大價(jià)值。如果真是這樣，你必須對(duì)此采取一些措施。
首先，這么做也許不錯(cuò)：把前面一文中那些主持會(huì)議的原則發(fā)給你將出席的其他會(huì)議的主持人。他們也許會(huì)采納，也許不會(huì)。不過(guò)。即使他們不采納，他們也會(huì)明白你介入的目的。
其次，當(dāng)你得到一份會(huì)議議程時(shí)，要確定它對(duì)每一項(xiàng)議題都安排了時(shí)間。如果沒(méi)有，就打電話給會(huì)議的組織者，要求安排時(shí)間。接下來(lái)要弄清楚的是，你明白每一個(gè)議題的意義。問(wèn)問(wèn)自己，你到底有沒(méi)有必要出席這個(gè)會(huì)議。如果你只為了一個(gè)議題而出席，就向會(huì)議的組織者提出要求：把它排在第一項(xiàng)。這樣當(dāng)這項(xiàng)議題討論完畢之后，你就可以離開(kāi)了，
最后，如果會(huì)議組織者沒(méi)有準(zhǔn)備議程，那么你應(yīng)該在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，要求其詳細(xì)列出一份。要確保每一個(gè)議題都安排了時(shí)間。同時(shí)，要確保所有人都理解每個(gè)議題的目的。要不斷地發(fā)出提醒，使會(huì)議能夠按照安排好的時(shí)間進(jìn)行。如果會(huì)議超時(shí)太多，那么就離開(kāi)。
這些東西看起來(lái)似乎有點(diǎn)瑣碎，更像是管理者應(yīng)該操心的內(nèi)容，而缺少領(lǐng)導(dǎo)者統(tǒng)觀全局的氣度。然而，目前正在占用你的時(shí)間的正是這種瑣碎的事情。它們使你無(wú)法做你現(xiàn)在真正應(yīng)該做的事。因此作為領(lǐng)導(dǎo)者，你首先應(yīng)該做的一件事情就是掌控自己的時(shí)間，從而把盡可能多的時(shí)間用在你應(yīng)該做的事情上，而不是用在別人要你做的事情上。