從某種意義上講,人際關(guān)系是每一個(gè)人的一種重要的資源,如果合理利用,對(duì)每個(gè)人的發(fā)展都會(huì)起到重要的作用。對(duì)于管理者而言,人際關(guān)系——管理者的自我交際圈是其工作的有利補(bǔ)充。
在管理學(xué)書籍《管理的藝術(shù)》(亞歷山大·漢密爾頓研究所)一書中,作者指出管理者在封閉的內(nèi)部交際體系中常常會(huì)面臨困境,盡管考慮到了所有其他的交際手段,一些關(guān)鍵的事項(xiàng)仍未包括在內(nèi)即包含管理者自身在工作中的投入及其收益。
這種形式的交際是私人化的,也是極其重要。就像在IBM內(nèi)部,重大事務(wù)負(fù)責(zé)人的任命程序相當(dāng)繁雜,被稱作“文字處理”?!皞€(gè)人交際”描述了管理的程序,雖然看起來是一系列連續(xù)的偶然,但一旦敲定,便成為一個(gè)具有自我完善能力的完整實(shí)體。它包括以下幾個(gè)主要方面:
- 個(gè)人信息儲(chǔ)備的投入。包括所有你從資料上讀到的、摘下的、將在決策會(huì)議上提交討論的信息。如何投入并使其有效是關(guān)鍵所在。
- 自我分配任務(wù)。你在辦公室便箋上記下:“會(huì)見帕特-史密斯,討論亞當(dāng)·斯密理論”。這就是一種自我任務(wù)的分配。
- 與自己對(duì)話。大多數(shù)管理者很熟悉通過會(huì)談的方式做決定。但多數(shù)情況下,在兩個(gè)選擇之間,你需要做出評(píng)估,告訴自己為什么贊同,又緣何反對(duì)。這時(shí),卻很少有人與自身對(duì)話,或許本人并沒有意識(shí)到。這種對(duì)話在決定做出之前一直是進(jìn)行著的。
- 自我提醒。你打開辦公便箋,在下星期一的那頁(yè)寫下:“給庫(kù)存管理部門發(fā)送有關(guān)變動(dòng)規(guī)定的備忘錄?!边@被稱之為自我提醒。
- 謀劃。這方面的個(gè)人交際應(yīng)納入你的重要事務(wù)之一。你需要注意:“庫(kù)房里的混亂拖延了客戶服務(wù),我們必須在下個(gè)月底之前制定一個(gè)整理方案?!边@只是你在某個(gè)特定的日子注意到的問題,并考慮如何解決。你還會(huì)遇到更多其他的情況,但你可以通過獨(dú)立思考,自我交際這個(gè)問題,去評(píng)估、改善并最終解決問題。
一旦你將自我交際圈納入你交際網(wǎng)中的一個(gè)分支中,你將在以下方面進(jìn)行靈活地運(yùn)用:
- 在記錄中,將你的知識(shí)信息的投入系統(tǒng)化。
- 優(yōu)化自身時(shí)間安排。
- 突出重點(diǎn),優(yōu)先解決重大問題。
- 利用外界環(huán)境幫助記憶。
- 謀劃。
案例:
1.杰得·山德今年65歲,是一位資深的經(jīng)理。最近,他發(fā)現(xiàn)自己越來越心不在焉,并為此十分苦惱。他的醫(yī)師告訴他,在他這個(gè)年齡,這種現(xiàn)象是很正常的,醫(yī)學(xué)治療不會(huì)有效。但由于這種討厭的毛病,山德的工作受到極大干擾。他十分惱火,最后他和他的秘書想了個(gè)辦法:從此只要是約會(huì)、截止日期、活動(dòng)工程的開幕式、電話或信件的發(fā)送,所有這些事情都記在便箋、紙片上或錄下來,然后交給秘書。秘書按照時(shí)間順序以“要干……”的格式將這些整理成一種備忘錄。這種方法將山德的遺忘次數(shù)減至為零。
電腦的廣泛應(yīng)用,我們?cè)僖膊挥檬种频奈臋n應(yīng)付這類難題了。一些程序?yàn)槲覀兲峁┝吮憷脑诰€實(shí)時(shí)服務(wù),例如,在將一系列管理者注意事項(xiàng)存檔之后,提醒裝置的警笛聲會(huì)告訴你半小時(shí)后會(huì)議開始,同時(shí)告訴你需要帶上哪些資料。
2.安德森是一家中等保險(xiǎn)公司的人事主管。進(jìn)入公司不久,她開始認(rèn)識(shí)到公司的高層與員工間缺乏溝通。于是,她決定創(chuàng)辦一份機(jī)關(guān)刊物來架設(shè)橋梁,消除這種隔閡。但如何去做呢?她在刊物發(fā)行方面的知識(shí)十分有限,根本就不知道從何處開始著手。
她借鑒其他公司辦刊物的經(jīng)驗(yàn),拜訪了一些刊物的編輯,并研究他們的發(fā)行刊物。最后她對(duì)公司的機(jī)關(guān)刊物有了一個(gè)完整的構(gòu)想。她相信這將是一份極具影響力的刊物。她為員工辟出專門的版面,并加入適合他們的品味的文章,同時(shí)還刊載其他人或她自己的一些觀點(diǎn),關(guān)注個(gè)人與公司的前景。
她所遵循的交際原則是通過個(gè)人交際圈打開新局面——通過閱讀和與經(jīng)驗(yàn)人士、專家間的私人談話,最終形成自己的想法:在綜合了各種理念、數(shù)據(jù)和經(jīng)驗(yàn)后,發(fā)揮主觀創(chuàng)造性,找到滿足自己特殊需求的途徑。
以下的指南將幫助你提高個(gè)人交際中的技能與完善個(gè)人交際圈:
1.通過其他各種渠道,譬如你的上司或下屬來擴(kuò)大你的個(gè)人交際圈,取長(zhǎng)補(bǔ)短。
2.利用工具或是采取行動(dòng)來強(qiáng)化這個(gè)體系,例如:
(1)借助備忘工具。我們可以采用不同的方式記事:便箋、錄音或指派秘書。管理者們不斷探索新方法:有人將一份特殊的報(bào)告裝在他的上衣口袋里,以便記住將其帶回家;有人將報(bào)告系在鑰匙上(他必將用鑰匙關(guān)辦公室的門)。
(2)備忘錄標(biāo)準(zhǔn)化。那些任務(wù)很重的管理者需要確保他們的方法十分簡(jiǎn)單易行,以便任何時(shí)候都可以使用。同時(shí),還要做到每天隨時(shí)檢查。如果你將要做事情的記錄有條理地輸入電腦,每天的定時(shí)檢查是必不可少的。一些管理者讓下屬來負(fù)責(zé)檔案工作,記錄并提醒他們接下來的事務(wù)。
(3)充分利用你的最佳記憶方式。有的人視覺記憶能力強(qiáng),有人擅長(zhǎng)于聽覺記憶。借助一些提醒工具來鞏固你的記憶模式。
(4)與自身交流?!拔医o自己最好的建議,”一位管理者說。為了揭開事實(shí)的真相,探求其本質(zhì),他經(jīng)常自問自答,做出嚴(yán)格的評(píng)價(jià),最終得到滿意的答案?!拔也]有精神分裂,我只是將其他人潛意識(shí)里所做的事表象化了?!?/p>