優(yōu)秀的管理者都會(huì)認(rèn)識(shí)到，有一個(gè)好的助理，在其管理過程中是不可或缺的。因?yàn)槿魏我粋€(gè)人的精力都是有限的，管理者只能去處理那些重要的事情，如制定計(jì)劃、做出決策。有的時(shí)候，管理者的事情太繁忙，如果這時(shí)有一個(gè)好助理，不但可以出色地幫你處理一些瑣碎的事情，而且對(duì)你的日程做了合理的安排，一切都很有條理，你肯定會(huì)感到無比的喜悅。
在五六十年代，管理學(xué)界創(chuàng)造了一種新概念“助理”，它填補(bǔ)了權(quán)力執(zhí)行者和被執(zhí)行者的空間，即很快地連接了他們之間的責(zé)任與能力。但應(yīng)強(qiáng)調(diào)的是，助理與總經(jīng)理的秘書是大不相同的，因?yàn)橹斫?jīng)常需要承擔(dān)大量責(zé)任和任務(wù)，甚至包括有些秘書的工作，還有細(xì)節(jié)問題，助理的工作從內(nèi)容上講范圍大得多。
彼特·達(dá)克特反駁說：“我覺得助理的工作不如秘書的幫助。助理的職位是多余的?！备嗟年P(guān)于助理的評(píng)論表明，助理可以看成是經(jīng)理工作的“助推器”，因?yàn)橹淼墓ぷ鞑粌H不是多余的，而且有利于推動(dòng)經(jīng)理的工作效率，他更重要的作用還體現(xiàn)在幫助經(jīng)理與下級(jí)員工之間建立和諧、融洽的關(guān)系。
假設(shè)你現(xiàn)在沒有助理，但是你準(zhǔn)備處理一件棘手的問題，你在如此重的工作壓力下，首先想到的可能就是要增加一個(gè)人，但是綜合考慮各種因素后，你發(fā)現(xiàn)，如果條件允許，對(duì)你幫助最大的、提供最好服務(wù)的，只能是助理。
管理實(shí)例：
執(zhí)行官皮爾·思達(dá)的助理比爾·羅賓遜問：“你是要我去樓下財(cái)務(wù)部門查看上星期的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)嗎？”皮爾強(qiáng)忍著自己的憤怒說：“是的?！辈⑶倚闹性谙耄骸罢娌恢牢乙郧盀槭裁磿?huì)認(rèn)為他是一個(gè)好助理呢？”導(dǎo)致他們關(guān)系不融洽的因素還不清楚，只是結(jié)果很明顯：他們彼此都不滿意。實(shí)際上是因?yàn)榱_賓遜沒有進(jìn)入他助理的角色，兩個(gè)月后他問的仍是一些數(shù)星期前就應(yīng)該處理的程序，他還不能很好地和其他部門相處，也沒能被公司的其他員工所接受，因此不但沒有減輕反而加重了皮爾的工作負(fù)擔(dān)，看看到底是什么使經(jīng)理和助理關(guān)系出現(xiàn)了問題！
經(jīng)理助理的工作至關(guān)重要，以下這些步驟可以幫你雇傭到和訓(xùn)練出令你滿意的助理。
- 認(rèn)真考慮助理的工作。先研究一下你自己的工作，包括內(nèi)容和形式，然后在腦中或用筆列出助理的責(zé)任范圍，尤其注意特別需要他幫助完成的工作。
- 考慮清楚細(xì)節(jié)。包括你希望他做的事，甚至還有你打算把他安置的位置、配備的設(shè)備等。
- 尋找適合者。也就是尋找一個(gè)理想的助理，你必須要確定他的能力可以滿足你的需要。舉個(gè)例子，如果你要求助理協(xié)助你處理重要問題并且偶爾在開會(huì)時(shí)幫助你，那么助理的人選必須可靠、有涵養(yǎng)、能夠有效地和他人交流；另一方面，如果你尋找的是幫你解決問題的人，那么觀察力、智慧創(chuàng)造力、寫作能力等都是重要因素。
- 預(yù)先測試。你公布了招聘條件后會(huì)出現(xiàn)一部分合格者，那么你需要在候選者中選擇最令你滿意的人。從某種意義上說，你將要雇傭的人會(huì)承擔(dān)兩種工作，一是執(zhí)行被分配的工作；二是和你相處，而且后者有很大確定性，所以測試顯得尤為重要，因而三到六個(gè)月的試用期可以幫助你決定他是否是一位合格的助理。
- 應(yīng)付多大的責(zé)任？這是一個(gè)極其關(guān)鍵的問題，一個(gè)最高執(zhí)行官說：“某些執(zhí)行者想讓助理知道怎樣服從命令，這樣對(duì)工作有幫助，但意味著老板也要時(shí)刻不停地從事與助理同樣的工作，而我更愿意助理有自主的能力，那樣的話可以在允許的范圍內(nèi)使我有機(jī)會(huì)做些更重要的事。
- 開放的交流方式。一種自由開放的風(fēng)格有助于建立良好的經(jīng)理與助理間關(guān)系，要知道，對(duì)助理的培訓(xùn)永遠(yuǎn)都不能停止，因?yàn)榻?jīng)理和助理都會(huì)不斷地在成長和變化。
- 工作方式。另一些在助理運(yùn)用上比較成功的經(jīng)理說：“在和助理間運(yùn)用的方法需要有調(diào)整，因?yàn)檫@并不意味著助理必須發(fā)展成為和老板有一樣價(jià)值觀念和行為的管理者，因而一個(gè)助理更應(yīng)該成為經(jīng)理的一個(gè)互補(bǔ)者，盡可能地彌補(bǔ)經(jīng)理的不足。
- 個(gè)人。對(duì)于任何助理來說，想要他們的工作有效，他就必須充滿自信，而且要能贏得經(jīng)理的信任。
- 忠誠。作為一個(gè)執(zhí)行官你遲早都要提到下屬的忠誠問題，這個(gè)原則不論對(duì)于工作還是對(duì)于為人都相當(dāng)重要，有位執(zhí)行官說過：“不容置疑，如果你的下屬不忠誠于你和你的工作，那么永遠(yuǎn)也達(dá)不到預(yù)期的結(jié)果，并且很可能會(huì)走相反的方向”。
- 助理的命運(yùn)。在紐約的一個(gè)聯(lián)合大學(xué)中，流行雇傭一個(gè)助理進(jìn)行為期一年培訓(xùn)的體系，在一年結(jié)束后，如果他的能力水平提高，能夠適應(yīng)組織發(fā)展的需要，那么就會(huì)真正成為公司的一員，成為一個(gè)成功的助理。