在過去，主管們都很擔(dān)心員工使用企業(yè)的辦公電話打不是很有必要的私人電話。他們也算計(jì)著有多少鉛筆是用于私人用途。在食品自動(dòng)販賣機(jī)出現(xiàn)之前，他們也擔(dān)心員工在飲水機(jī)旁花費(fèi)的閑聊時(shí)間?，F(xiàn)在，主管們擔(dān)心員工在私人郵件和網(wǎng)絡(luò)搜索方面耗費(fèi)的工作時(shí)間。研究表明，平均每人每天在私人郵件和私人上網(wǎng)方面要耗費(fèi)一個(gè)或半個(gè)小時(shí)。到底是一個(gè)還是半個(gè)小時(shí)，這并不重要。但這就是浪費(fèi)時(shí)間，而將這個(gè)時(shí)間乘以員工數(shù)，這個(gè)數(shù)字就變得十分龐大。你能想象一個(gè)擁有1萬名員工的組織每天浪費(fèi)1萬個(gè)小時(shí)工作時(shí)間的情形嗎?但是事實(shí)是，這種情況很常見。
組織中的每個(gè)人，從高層到低層，都會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。我們不可能百分之百地利用我們的時(shí)間。沒人能在每天480分鐘的工作時(shí)間里一直工作。一定的社交時(shí)間是很重要的，雖然這不能直接提高生產(chǎn)率。由于個(gè)人原因所浪費(fèi)的時(shí)間大多是因?yàn)槿狈o(jì)律。但是組織的紀(jì)律并不是那么嚴(yán)明，也沒有嚴(yán)厲的懲罰措施。紀(jì)律意味著秩序和行動(dòng)自由之間的平衡。紀(jì)律定義了什么是可以接受的行為，其目的在于不斷改善人們的行為。它創(chuàng)造了一種言而有信的氛圍和精神，并絕不允許有任何借口。
組織金字塔頂層和各個(gè)部門主管傳達(dá)的指令既可以提升也有可能降低績(jī)效。很多情況下，這些要求會(huì)產(chǎn)生許多無關(guān)緊要的工作，對(duì)提高績(jī)效毫無幫助。通常，當(dāng)某位領(lǐng)導(dǎo)者或企業(yè)家制定出一個(gè)新項(xiàng)目用來把組織“推向另一個(gè)階段”，這種情況就會(huì)發(fā)生。很不幸的是，僅僅關(guān)注諸如授權(quán)、改造組織、參與管理等一時(shí)流行的問題并不能保證真正的成功。
各管理層要求的日常報(bào)告會(huì)耗費(fèi)員工很多時(shí)間。這些報(bào)告里有很多都鮮少有人閱讀，一般情況下最后都會(huì)歸入檔案。作為經(jīng)理人，你的上級(jí)很有可能要求你作出一些貢獻(xiàn)，你就有機(jī)會(huì)要么取消這些報(bào)告，要么對(duì)它們進(jìn)行重新安排，讓它們不再像以往那樣耗費(fèi)員工的精力。這可能需要一些說服技巧，但如果不解決，你的部門就會(huì)浪費(fèi)時(shí)間。
吉寧博士第一次擔(dān)任管理職位時(shí)，手下有14名工程師。他發(fā)現(xiàn)，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行月度報(bào)告會(huì)耗費(fèi)很多時(shí)間。和他一樣的管理人員共有8名，他們都向同一個(gè)主管匯報(bào)，整個(gè)部門有大約150名工程師、設(shè)計(jì)師和繪圖員。他們8名管理人員還要向其他大約30名主管提供高科技工程服務(wù)?？梢?，在那個(gè)時(shí)候裝有微軟文字處理系統(tǒng)的個(gè)人電腦還是天方夜譚，所以他們所有的報(bào)告都是用打字機(jī)打出來的。他的主管也要和其他15名主管向同一位工程主管匯報(bào)，于是他找到他的主管，建議說他們應(yīng)該每月對(duì)那些有一定價(jià)值的項(xiàng)目作正式報(bào)告。這將減少85％花費(fèi)在完成報(bào)告上的時(shí)間。但他卻回答說這不可能。于是吉寧在月度會(huì)議上又多次提出這個(gè)建議，最終他答應(yīng)可以試試。
于是，我們每個(gè)月對(duì)那些價(jià)值低于一定數(shù)額的項(xiàng)目不再作正式報(bào)告。那30位主管并沒有什么反應(yīng)。8個(gè)月后，工程主管找到我的主管問為什么還沒收到部門月度報(bào)告。我的主管非常有禮貌地告訴他，我們?cè)?個(gè)月前就不做了。那個(gè)工程主管當(dāng)時(shí)雖然有些不高興，但在那之后我們就再也沒為小項(xiàng)目作過報(bào)告了。這么多年來，我們到底花費(fèi)了多少時(shí)間和精力來撰寫那些根本沒人讀或完全沒有意義的報(bào)告呢?