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開會(huì)之前,先告訴團(tuán)隊(duì)「沉默視為同意」

當(dāng)前位置:
開會(huì)之前,先告訴團(tuán)隊(duì)「沉默視為同意」

會(huì)議看起來一切順利。比爾是一家全球企業(yè)的銷售執(zhí)行副總裁,他集合了手下的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)(規(guī)模超過20人),并提出他要重新配置企業(yè)銷售組織的大綱。他詢問所有人是否還有疑議的時(shí)候,雖然有幾個(gè)問題,但沒有人提出任何重大的阻礙或議題,甚至團(tuán)隊(duì)里比較資深的幾位還公開提出支持。比爾覺得大家都已經(jīng)準(zhǔn)備妥當(dāng)、即將上路了。

然而,一周之后,其中一個(gè)與會(huì)者來到他的辦公室。他說:「你還記得說要重新配置企業(yè)銷售組織的事嗎?我覺得拉丁美洲那塊好像有點(diǎn)問題?!菇酉聛韼滋?,在公司的走廊上、餐廳里,又有幾個(gè)屬下和年輕點(diǎn)的員工提出了類似的問題。員工有些當(dāng)初會(huì)上沒提出來的意見。原本看來大家都?xì)g迎的計(jì)劃,現(xiàn)在正在分崩離析。究竟怎么了?

大多數(shù)的主管都以為,自己直接問大家意見時(shí),大家也會(huì)直接坦誠(chéng)地提出想法。如果能這樣,確實(shí)是不錯(cuò),但通常情況都沒那么理想,特別在公開、牽連甚廣的時(shí)候更是如此。如果某個(gè)案子你覺得該有爭(zhēng)議,卻得到了一致、多半沒有意見的支持,這其實(shí)是個(gè)警訊。

為什么大家有所保留、不愿投入投論?有些時(shí)候,資淺的員工比較不愿意違背上司或是資深員工的意見。也有些時(shí)候,團(tuán)隊(duì)里最重要的成員知道自己永遠(yuǎn)可以另外找上決策者,也能夠私下運(yùn)作發(fā)揮影響力,因此出于政治或其他因素,不愿意在眾人面前誠(chéng)懇表達(dá)意見。

該怎么避免這種狀況?要訂一個(gè)重要的基本規(guī)則:這是一句已經(jīng)流傳幾世紀(jì)的拉丁諺語(yǔ),「沉默視為同意」(qui tacet consentire videtur)。

不管別人有多不想開口(或是想被動(dòng)反抗),這句話通常都能逼人發(fā)表意見。要明確告知他人,如果聽到某項(xiàng)提案或計(jì)劃而什么都不說的話,視為投下「同意」票。他們的沉默不能代表「我不投票」或是「我保留稍后考慮的權(quán)利」,而是代表「我完全同意現(xiàn)在討論的事項(xiàng)」。

接著,你也必須認(rèn)真執(zhí)行這項(xiàng)規(guī)則。如果某人(即使是團(tuán)隊(duì)里重要的人物或是朋友)想在會(huì)后另外找你再談?wù)?、或是表達(dá)他們對(duì)剛才討論的事項(xiàng)有意見,你的反應(yīng)該是:「你剛才在會(huì)上應(yīng)該要發(fā)言的,現(xiàn)在木已成舟,大家已經(jīng)啟動(dòng),無法挽回。下次要抓住能發(fā)言的機(jī)會(huì)啊?!?/p>

有些時(shí)候,只要抓緊執(zhí)行「沉默視為同意」的規(guī)則,就足以讓意見源源不絕。然而,如果你發(fā)現(xiàn)有某些與會(huì)者仍然很難好好表達(dá)自己的意見,可以試試下面這些辦法。這些法子可以讓人比較注意意見本身、而不是提出意見的人。

  • 采用不記名調(diào)查。請(qǐng)大家將問題或考量寫在紙片上,不記名投入箱子里,再一一大聲念出。更理想的作法則是使用調(diào)查應(yīng)用程式或設(shè)備來詢問與會(huì)者,可即時(shí)知道答案。
  • 制作主題的熱點(diǎn)圖(heat map)。針對(duì)某個(gè)想法或計(jì)劃,在墻上放上海報(bào)大小的圖表,呈現(xiàn)其中的概念。請(qǐng)與會(huì)者在有問題的地方放上黃點(diǎn)、有重大疑慮的地方放上紅點(diǎn)。再用這些紅、黃點(diǎn)來進(jìn)行接下來的討論。
  • 將團(tuán)隊(duì)拆成小組。小組討論通常能提高參與度。所以可以將團(tuán)隊(duì)拆成不同小組,再明確指示他們討論手上提案的任何問題。每組指派一位代表,將小組的想法做重點(diǎn)摘要報(bào)告。
  • 請(qǐng)與會(huì)者設(shè)身處地。人比較愿意代表別人發(fā)言、而不是說自己的想法。所以,如果你的問題是像「你的屬下可能會(huì)有怎樣的反對(duì)意見或考量?」問題就可能洶涌而出。原因在于,這讓與會(huì)者能夠?qū)⑴u(píng)轉(zhuǎn)給外界,不是他們自己不喜歡,而是他們認(rèn)為自己的屬下會(huì)不喜歡。

只要能執(zhí)行「沉默視為同意」的原則、并運(yùn)用以上策略,每個(gè)人就有動(dòng)機(jī)立刻說出真正的想法、公開討論,而不是等到事后才放馬后炮。

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